UNION COMPAGNONNIQUE NATIONALE
I – Objectifs de notre politique de confidentialité :
La confidentialité et la sécurité sont de la plus haute importance pour l’Union Compagnonnique Nationale (UCN). Nous la mettons à votre disposition afin que vous disposiez d’informations claires et transparentes sur les traitements mis en œuvre dans le cadre des services proposés sur notre site.
Nous nous assurons que nos mesures techniques et organisationnelles respectent vos droits relatifs à la protection des données. Pour cela, nous nous conformons à la règlementation en vigueur et notamment au Règlement Général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), entré en vigueur le 25 mai 2018, qui vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.
Vous trouverez ci- dessous nos règles concernant la gestion, le traitement et le stockage des données personnelles soumises dans le cadre de nos services.
II – Champ d’application :
Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?
Une donnée à caractère personnel, au sens de l’article 4 (1) du RGPD, est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable par le regroupement de plusieurs informations (éléments d’identité, éléments de localisation, opinions religieuses, historique de navigation…).
Vous êtes identifié lorsque vous fournissez des informations comme votre nom de famille et votre prénom. En l’absence de ces informations, vous pouvez notamment être identifié lorsque vous fournissez :
- Un identifiant (ex : pseudo, adresse IP)
- Vos coordonnées (ex : adresse électronique, numéro de téléphone)
- Un numéro d’identification (ex : n° du formulaire de contact)
Qu’est-ce qu’un traitement ?
Un traitement de données à caractère personnel est, au sens de l’article 4 (2) du RGPD, toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que :
- La collecte
- Le stockage
- L’enregistrement
- La transmission
- …
Retenez que toute action relative à vos données personnelles constitue un traitement desdites données.
Le responsable de traitement est, au sens de l’article 4 (7) du RGPD, la personne qui détermine, seul ou conjointement, les finalités de chaque traitement et les moyens du traitement.
Comment recueillons-nous votre consentement ?
En vous inscrivant à nos services et/ou en remplissant un formulaire de contact sur notre site internet, vous convenez et acceptez que nous puissions recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles transmises, en conformité avec les règles exposées ci-après.
En nous donnant votre consentement, vous conservez également vos droits d’accès et de communication, de rectification, de portabilité, ainsi que le droit d’effacement ou « droit à l’oubli » de vos données personnelles. Ces droits vous sont expliqués dans la partie « les droits dont vous disposez » de notre politique de confidentialité.
III – Le traitement de vos données à caractère personnel :
Pourquoi notre association a besoin de collecter vos données ?
L’objectif principal de la collecte de vos données à caractère personnel est de vous offrir un service adéquat, optimal, efficace et légal. A cette fin, les données que l’Union Compagnonnique Nationale collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :
Concernant le site internet :
- La gestion des contacts par courrier électronique, par téléphone et par formulaire
- La promotion de la vie de l’établissement
Concernant le fonctionnement de l’établissement :
- Gestion administrative des personnels
- Gestion des inscriptions
- Gestion des évènements
- Gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données
- Gestion comptable
- Gestion de l’accueil
- Gestion de la communication et des réseaux sociaux
- Gestion des abonnements
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des moyens généraux
- Gestion des études statistiques
- Gestion du conseil d’administration
- Gestion du recrutement
L’Union Compagnonnique Nationale s’engage à ce que vos données soient traitées dans le respect des finalités précitées ainsi que pour des finalités qui leur sont compatibles.
Dans le respect du principe de minimisation des données traitées, posé par le RGPD, l’Union Compagnonnique Nationale s’engage à ce que les données collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités.
Quelles données sont collectées par notre association ?
De manière générale, lorsque vous échangez avec l’Union Compagnonnique Nationale de toute autre manière, la communication de vos données est volontaire.
L’Union Compagnonnique Nationale collecte automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au site internet, notamment, les informations sur votre navigation (voir « IV – Les cookies »).
L’Union Compagnonnique Nationale s’engage à ce que ces données soient obtenues et traitées loyalement.
Lorsque vous vous inscrivez à nos services, vos données personnelles peuvent être traitées. L’Union Compagnonnique Nationale collecte différents types de données à caractère personnel vous concernant.
Données collectées ou diffusées grâce au site internet
La gestion des contacts par courrier électronique, par téléphone et par formulaire :
- Identité
- Objet
- Adresse postale
- Adresse électronique
- Coordonnées
La promotion de la vie de l’établissement
- Images
- Vidéos
Données collectées par nos services dans le cadre de notre activité principale
La gestion administrative des personnels
- Nom
- Prénom
- Photographie
- Sexe
- Date et lieu de naissance
- Nationalité
- Coordonnées professionnelles
- Qualifications et diplômes
- Fonction
- Pièce d’identité
- Agenda professionnel
- N° d’identification interne
- Permis de conduire
- Personne à contacter en cas d’urgence
- Ayants droit
- Données relatives au contrat de travail : salaire, taux d’imposition
- Annuaire informatique, données de connexion
- RIB personnel
- Ordre de virement
- N° de sécurité sociale
- Situation matrimoniale
La gestion du télétravail
- Identification du personnel
- Données relatives au formulaire d’auto-évaluation
- Informations liées au domicile du personnel
- Souhaits formulés par le personnel en télétravail
- Données liées au contrat de travail
- Données techniques relatives au lieu de télétravail et aux outils techniques utilisés
La gestion comptable
- Identité
- Coordonnées
- Date et lieu de naissance
- Données liées au contrat de travail
- RIB, talons de chèque et empreinte de carte bleue
- Numéro de sécurité sociale
La gestion des demandes adressées au DPO
- Données d’identification
- Coordonnées
- Données relatives au demandeur enregistrées dans les traitements
La gestion des fournisseurs
- Données d’identification
- Coordonnées
- Données financières (nature des achats et des dépenses)
- Justificatifs
- Suivi du service réalisé
- Suivi administratif des contrats
- RIB professionnels, chèques, mandats
La gestion des partenariats
- Identité et coordonnées
- Suivi de projet
- Statistiques
La gestion de la communication et des réseaux sociaux
- Données visibles par défaut sur les plateformes (Nom, prénom, pseudonyme, photo(s))
- Publications, messages échangés, données rendues publiques
- Données d’utilisation de la plateforme
La gestion des recrutements des personnels
- Coordonnées, informations personnelles, photo
- Qualifications professionnelles et diplômes
- Expérience professionnelle
- Prétention de rémunération
- RQTH (potentiellement)
Qui collecte les données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel sont collectées par le responsable de traitement.
Au sein de l’Union Compagnonnique Nationale, il s’agit du responsable du service habilité au traitement des données (Comptabilité, Ressources Humaines, Administration…).
Vous pouvez contacter le relais RGPD au sein de notre association via l’adresse :
politiquedeconfidentialites@lecompagnonnage.com
Les fondements juridiques du traitement de données
L’Union Compagnonnique Nationale collecte vos données à caractère personnel pour les finalités décrites au point 1 de la présente politique de confidentialité. L’Union Compagnonnique Nationale collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement lorsque cela repose sur un des fondements juridiques suivants :
- Consentement de la personne concernée : sous réserve d’avoir obtenu votre consentement, l’Union Compagnonnique Nationale est autorisée à collecter et traiter vos données à caractère personnel.
Exécution de relation contractuelle avec l’Union Compagnonnique Nationale : vos données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel vous avez souscrit ou auquel vous souhaitez souscrire.
Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.
- Remplir une obligation légale : vos données sont nécessaires pour remplir une obligation légale telle que les règles comptables applicables en matière de gestion de la formation.
- Intérêt légitime du responsable de traitement : l’Union Compagnonnique Nationale pourra traiter vos données à caractère personnel aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment pour :
Ex : réaliser des enquêtes de satisfaction, organiser des jeux-concours, gérer les impayés et les contentieux. - Nécessaire pour l’exécution d’une mission de service public
- Nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée
Quelle est la durée de conservation des données à caractère personnel ?
L’Union Compagnonnique Nationale collecte vos données personnelles pour les besoins relatifs à l’exécution de ses obligations contractuelles. Nous conservons ces données dans des bases de données actives, des fichiers ou d’autres types de document, et ce, tant que vous utilisez nos services.
L’Union Compagnonnique Nationale ne stocke vos données que le temps nécessaire à la poursuite des finalités pour lesquelles elles sont collectées, à l’exécution de la relation contractuelle ou dans le respect de ses obligations légales.
Une fois la durée dépassée, les données doivent être archivées, supprimées ou anonymisées.
Vous trouverez, ci-dessous, un tableau, non exhaustif, récapitulant les durées de conservation que nous mettons en œuvre concernant vos données à caractère personnel.
Finalité du traitement | Durée de conservation | Texte de référence |
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans | art. L.110-4 Code de commerce |
Documents bancaires (relevé bancaire, talon de chèque…) | 5 ans | art. L.110-4 Code de commerce |
Contrat conclu par voie électronique à partir de 120 € | 10 ans (à compter de la livraison/ prestation) | art. L134-2 du Code de la consommation |
Correspondance commerciale : bon de commande, de livraison ou de réception. | 10 ans | art. L123-22 du Code de commerce |
Factures clients et/ou fournisseurs | 10 ans (à compter de la livraison/ prestation) | art. L123-22 du Code de commerce |
Gestion des commandes, des livraisons, de la facturation et des comptes client | 10 ans | art. L123-22 du Code de commerce |
Gestion du fichier client | Les données des clients sont conservées pendant le temps de la relation commerciale. Toutefois elles peuvent être conservées à des fins de prospection commerciale pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la rupture de la relation commerciale | Norme simplifiée n°48 |
Constitution et gestion d’un fichier de prospects | 3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect | Norme simplifiée n°48 |
Gestion d’une lettre d’information (Newsletter) | Jusqu’au désabonnement de la personne concernée | Article 6-5° de la loi n°78-17 modifiée |
Conservation des numéros de carte bancaire | Les données relatives aux cartes bancaires sont supprimées une fois le paiement réalisé. Toutefois, nous pouvons les conserver en archivage intermédiaire pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction. Le cas échéant, les données seront conservées pour une durée maximale de 13 mois, extensible à 15 mois afin de prendre en compte la possible utilisation d’une carte de paiement à débit différé. | Délibération n° 03-034 du 19 juin 2003 portant adoption d’une recommandation relative au stockage et à l’utilisation du numéro de carte bancaire dans le secteur de la vente à distance Article L 133-24 du Code monétaire et financier. |
Quels sont les droits dont vous disposez et comment les exercer ?
Une personne concernée par un traitement de ses données à caractère personnel détient des droits :
- Droit à l’information :
L’Union Compagnonnique Nationale doit vous transmettre un certain nombre d’information si vous en faites la demande. Ex : identité du responsable de traitement, finalités, …,
L’Union Compagnonnique Nationale s’engage à vous transmettre ses informations de manière claire et précise. - Droit d’accès et de communication de toutes les données qui la concerne
Vous pouvez demander à l’Union Compagnonnique Nationale d’avoir accès vos données et d’en obtenir une copie lorsque celles-ci font l’objet d’un traitement. - Droit de rectification :
Vous pouvez obtenir de l’Union Compagnonnique Nationale la rectification de vos données lorsque celles-ci sont erronées ou inexactes. L’Union Compagnonnique Nationale peut vous demander de vous identifier auprès d’elle lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles » - Droit à l’oubli
Vous pouvez demander à l’Union Compagnonnique Nationale qu’elle supprime toutes les données que vous détenez la concernant, dans la limite des données qui lui sont nécessaires pour remplir ses obligations contractuelles ou légales. - Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à un traitement lorsque vous êtes placé dans une situation particulière. Un justificatif est nécessaire en dehors des demandes portant sur la prospection commerciale. - Droit à la portabilité des données :
Vous pouvez récupérer auprès de l’Union Compagnonnique Nationale toutes les données vous concernant dans un format lisible et compréhensible par la machine ou demander à l’Union Compagnonnique Nationale de les transmettre à un autre organisme. - Droit à la limitation du traitement :
Vous pouvez demander à l’Union Compagnonnique Nationale de conserver vos données sans les utiliser. Celles-ci sont donc gelées pendant une durée temporaire dans les cas où vous exercez un autre droit en parallèle (ex : contester l’exactitude des données, s’opposer au traitement de ses données, illicéité du traitement). - Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL :
Si vous considérez que la politique de protection des données de l’association n’est pas conforme à la règlementation européenne ou que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès de la CNIL sur le site www.cnil.fr - Droit à l’humanisation (décisions individuelles automatisées) :
Dans la mesure où l’association est amenée à prendre des décisions totalement automatisées vous concernant, vous avez la possibilité de nous demander de faire appel à une intervention humaine dans la prise de ladite décision. Ce droit vous est octroyé en dehors des exigences contractuelles ou lorsque vous n’y avez pas renoncé de manière éclairée, explicite et univoque.
Pour exercer vos droits, adressez-vous à l’Union Compagnonnique Nationale :
politiquedeconfidentialites@lecompagnonnage.com
1. Avec qui l’Union Compagnonnique Nationale partage-t-elle ses données ?
En aucun cas, l’Union Compagnonnique Nationale ne vend, échange ou ne loue vos données personnelles à des tiers.
Les données personnelles collectées vous concernant sont utilisées uniquement par notre association.
Toutefois, dans le cadre de notre activité, l’Union Compagnonnique Nationale peut faire appel à des sous-traitants qui peuvent recevoir communication de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, l’Union Compagnonnique Nationale s’assure de la conformité de toutes ses sous-traitants dans le respect des exigences posées par le RGPD et par la jurisprudence.
En outre, l’Union Compagnonnique Nationale ne divulgue pas vos données personnelles à des tiers, excepté si :
- Vous en formulez la demande ou en autorisez la divulgation ;
- l’Union Compagnonnique Nationale y est contrainte par une autorité gouvernementale ou un organisme de règlementation, en cas de réquisition judiciaire, de citation à comparaitre ou de toute autre demande gouvernementale ou judiciaire similaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ;
- Le tiers agit en tant qu’agent ou partenaire de l’Union Compagnonnique Nationale dans l’exécution des services ou pour des missions qui lui sont confiées (comptable, huissier, avocat…)
IV – Les cookies :
Lors de votre visite, l’Union Compagnonnique Nationale peut implanter un « cookie » dans votre ordinateur. Un « cookie » permet d’enregistrer les informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre site (les pages consultées, la date et l’heure de consultation, etc.) que l’Union Compagnonnique Nationale pourra lire lors de votre prochaine visite sans toutefois pouvoir vous identifier directement.
Exemple d’utilité : Les informations fournies dans un questionnaire ne vous seront pas demandées à nouveau.
Les cookies utilisés sur le site sont les suivants :
- Des cookies de session nécessaires au bon fonctionnement du site internet.
- de type Recapcha, Google maps et Google analytics
Certains de nos cookies permettent à notre site de fonctionner de manière optimale. Ces cookies « fonctionnels » ne pourront donc pas faire l’objet d’une demande d’opposition ou de suppression.
Pour tout autre type de cookies, vous pouvez vous y opposer et les supprimer via la bannière informative affichée lors de la consultation initiale de notre site web.
Les cookies ayant notamment pour objectif d’assurer que les fonctionnalités de notre site vous correspondent et que ce dernier soit le plus performant possible, nous tenons à vous informer que leur paramétrage est susceptible de modifier vos conditions d’accès à notre site et, par conséquent, d’en limiter les performances.
V – Notre engagement pour respecter l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel :
La sécurité de nos serveurs d’hébergement
Les serveurs d’hébergement sur lesquels l’Union Compagnonnique Nationale traite et stocke vos données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne et répondent à un niveau de sécurité conforme à la typologie de ces dernières.
Conformément au Règlement Général de Protection des Données une analyse d’impact est réalisée sur les traitements sensibles afin de déterminer notre capacité à réaliser le traitement de ces données en toute sécurité.
Les mesures mises en œuvre pour respecter notre engagement
Dans le cadre de ses services, l’Union Compagnonnique Nationale accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données personnelles de ses clients.
Ainsi, et conformément au RGPD, l’Union Compagnonnique Nationale s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité de vos données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.
Par ailleurs, afin d’éviter tout accès non autorisé, et pour garantir l’exactitude et la bonne utilisation de vos données, l’Union Compagnonnique Nationale a mis en place des procédures numériques, physiques et d’encadrement appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies à travers ses services.
Malgré tout, personne ne peut se considérer comme étant complètement à l’abri d’une malveillance.
C’est pourquoi, dans le cas où une faille de sécurité présenterait un risque élevé pour l’intégrité ou la confidentialité de vos données, l’Union Compagnonnique Nationale s’engage à vous en informer dans un délai raisonnable et à prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l’intrusion et en minimiser les impacts. Dans le cas où vous subiriez un dommage du fait de l’exploitation d’une faille de sécurité par un tiers, l’Union Compagnonnique Nationale s’engage à vous fournir toute l’assistance nécessaire afin que vous puissiez faire valoir vos droits.
Il convient de garder à l’esprit que toute personne exploitant une faille de sécurité s’expose à des sanctions pénales et que l’Union Compagnonnique Nationale prendra toutes les mesures, y compris par le biais d’un dépôt de plainte et/ou d’une action en justice, pour préserver les données, ses droits et ceux de ses bénéficiaires et/ou patient et d’en limiter l’impact au maximum.
VI – Modification de notre Politique de Confidentialité :
L’Union Compagnonnique Nationale se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur.
Les modifications apportées seront notifiées sur notre site internet. Cette notification comprendra un lien vous permettant d’accéder à la politique de confidentialité modifiée, et ce, pendant une durée raisonnable. Nous pourrons communiquer également sur cette modification par tout autre moyen d’information que nous jugerons utile et opportun.